Згідно із законодавчими нормативними актами у галузі архівної справи, документи, пов'язані з обліком особового складу, в тому числі накази стосовно кадрових питань, відомості нарахування заробітної плати, особисті картки та особисті справи працівників, а також інші документи, термін зберігання яких становить 75 років, повинні передаватися на зберігання в архіви, створені органами місцевого самоврядування.
У місті Харкові такою архівною установою є комунальне підприємство «Міський архів», утворене рішенням 2 сесії Харківської міської ради 5 скликання 31 травня 2006 року.
Основні функції комунального підприємства:
1. Централізоване зберігання документації яка стосується обліку особового складу ліквідованих установ, підприємств і організацій. (завантажити анкету для отримання довідки).
2. Надання повного спектру послуг юридичним та фізичним особам у сфері зберігання носіїв інформації та надання архівної документації.
Комунальним підприємством «Міський архів» здійснюється прийом документів на зберігання, обробляються і виконуються запити соціально-правового характеру, проводиться науково - технічна обробка документів та експертиза їх цінності.